Rund 1,2 Millionen Steirer fallen in den
Zuständigkeitsbereich der Steiermärkischen
Landesverwaltung. In 17 Bezirken
und 542 Gemeinden wird Tag für
Tag gemeinsam daran gearbeitet, dass
im weißgrünen Bundesland alles so
läuft, wie es soll. Die dafür notwendige
elektronische Infrastruktur wird von
zwei in Graz ansässigen Abteilungen,
die für Informationstechnik und Telekommunikation
zuständig sind, betreut
und gewartet. Die Techniker dort
sorgen dafür, dass die Kommunikation
zwischen den MitarbeiterInnen der
Landesverwaltung reibungslos funktioniert.
Ein Telefonnetz und einheitliche
Emailadressen waren im Jahr 2000
Standard. Seither kamen jährlich neue
Lösungen hinzu, die Schritt für Schritt
einzeln implementiert wurden. Heute
stellen Teleworker, Mitarbeiter in Brüssel
sowie Referenten, die ständig unterwegs
und in verschiedenen Besprechungen
sein müssen, vielfältige neue
Anforderungen an das IT-Team.
AUSGANGSSITUATION
Landesverwaltung ohne Unified Communications-
Lösung
„Es ist uns ein wichtiges Anliegen,
die Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen
untereinander und die standortübergreifende
Kommunikation zu
verbessern“, erklärt DI (FH) Martin
Schwetz aus der Fachabteilung für
Informationstechnik. Ende 2009 liefen
die Lizenzen der bestehenden
Rufnummernjournal-Lösung ab. „Die
Neulizenzierung wäre mit hohen Kosten
verbunden gewesen, abgesehen
davon war der Support nicht zufrieden
stellend“, so Schwetz. „Außerdem
brauchten wir wesentlich mehr Funktionen.
Einen Ersatz für das bisherige
Rufnummernjournal, eine Instant
Messaging-Lösung und die Möglichkeit,
Videokonferenzen abzuhalten“,
zählt der Informationstechniker die
Anforderungen auf, die in den vergangenen
Jahren entstanden waren.
Für einzelne Bereiche gab es bereits
Software. Andere, wie etwa die Videokommunikation,
waren bislang
kaum genutzt in der Steiermärkischen
Landesverwaltung. „Wir wollten eine
einheitliche Lösung, die unseren Mitarbeitern
einerseits alle wichtigen
Funktionen bietet, in die sie sich andererseits
schnell und leicht einarbeiten
können“, erklärt Projektleiter Martin
Schwetz. In einem ersten Schritt wurden
verschiedene Lösungen evaluiert.
Die wichtigsten Kriterien waren der Integrationsgrad,
der Funktionsumfang
und die Lizenzkosten.
LÖSUNG
Eine Gesamtlösung mit unzähligen
neuen Funktionen
Aus der Evaluierung ging Microsoft
Office Communications Server als die
am besten geeignete Lösung hervor.
Ein Exchange Server war als Basis für
die neue Lösung bereits bei der Landesregierung
vorhanden. Im Frühsommer
2009 implementierte Microsoft
Gold Certified Partner S&T Austria in
Kooperation mit dem Voice Specialist
Partner Adaptron Deutschland den
Office Communications Server. Während
der Wintermonate installierten
die IT-Mitarbeiter der Landesverwaltung
die notwendigen Clients für PC-,
Web- und Phonezugriff und betteten
die neuen Kommunikationslösungen
in die bestehende Softwarelandschaft
ein. „Da die Microsoft-Umgebung mit
Exchange Server bereits inklusive der
Anbindung für Voicemail (Sprachmailbox)
vorhanden war, konnten wir
gemeinsam mit den Technikern der
IT-Abteilung die Software problemlos
implementieren und für die Landesverwaltung
anpassen“, so Thomas
Schober, Consulter von S&T. „Mit der
Ablöse von Fremdkomponenten wird
die Wartung der elektronischen Infrastruktur
fürs IT-Team einfacher. Die
Benutzer profitieren vom vertrauten
Microsoft Look and Feel und dies über
verschiedene Clientbereiche hinweg.“
Kernstück der Optimierung war die
Integration der Telefonie und Videotelefonie
in Outlook. Experten von
der Adaptron GmbH nahmen die
notwendigen Konfigurationen für
die Telefonieprotokolle vor. Das S&TTeam
integrierte die neuen Dienste
Office Communicator und Live Meeting
und verband diese mit Outlook.
„Schulungen für die Administration
gab es keine. Schon während des Projekts
fand ein reger Austausch mit den
Ansprechpartnern bei der Steiermärkischen
Landesverwaltung statt“, berichtet
Schober.
NUTZEN
Vereinheitlichte Kommunikation spart
Zeit und Kosten
Mit der Unified Communications Lösung
von Microsoft hat sich im Arbeitsalltag
der betroffenen Mitarbeiter
der Steiermärkischen Landesverwaltung
einiges zum Positiven verändert.
„Für die Kollegen aus der Europa-Abteilung
ist es eine große Erleichterung.
Sie können dank der neuen Video-Lösung
problemlos mit ihren Ansprechpartnern
in Brüssel konferieren“, berichtet
Martin Schwetz. Auch andere
Abteilungen profitieren von den neuen
Funktionen. „Für Teleworker ist die
Voice over IP-Lösung sehr praktisch“,
weiß der Projektleiter. Der Präsenzstatus
in verschiedensten Anwendungen
und mit Instant Messenger kommt
allen Mitarbeitern zugute: „Dadurch,
dass jeder weiß, ob der andere gerade
erreichbar ist, ersparen sich die Mitarbeiter
mühsames Herumtelefonieren.“
Martin Schwetz und seine Kollegen aus
der technischen Abteilung nutzen den
Messenger intensiv für die Kommunikation
untereinander. Auch Anfragen
an den Helpdesk werden nun über
den Office Communication Server
und die Funktion der präsenzgesteuerten
Reaktionsgruppe abgehandelt.
In Summe konnten damit Kommunikations-
und Schnittstellenkosten
bei der Landesregierung eingespart
beziehungsweise optimiert werden.
Besonders angenehm sind die neuen
Kommunikationskanäle für Mitarbeiter,
die unterwegs sind oder an einem
anderen Standort arbeiten. „In Videound
Telefonkonferenzen ist es eine
große Erleichterung, wenn man weitere
Gesprächspartner einfach mittels
Drag and Drop oder per E-Mail hinzufügen
kann“, erklärt der IT-Experte der
steiermärkischen Landesverwaltung.
Mit der Vielfalt von neuen Funktionen
ist für die Mitarbeiter das Managen
von Informationen und Kontakten
einfacher geworden. „Ein Klick auf einen
Kontakt im Verzeichnis genügt,
und der Benutzer kann auswählen, auf
welchem Weg er mit dem jeweils anderen
in Verbindung treten möchte“,
so Thomas Schober von S&T. Dadurch
bleibt den Mitarbeitern einiges an lästigem
Mailverkehr erspart. „Insgesamt
können wir von einer großen Zeit- und
Kostenersparnis sprechen“, gibt sich
Martin Schwetz zufrieden mit dem Office
Communications Server. „Die Integration
in die Microsoft-Umgebung
hat reibungslos funktioniert und die
Features werden von vielen effektiv
und effizient genutzt.“